Pinco sistemində avans ödənişinin bağlanması proseduru. Qaimə və ya hesab-faktura əsasında ödənişin əvəzləşdirilməsi və mühasibatlıqda qeydiyyatı.

Pinco proqramında avans ödənişlərinin bağlanması üçün əməliyyat təlimatı

Platformada ayrılmış pul vəsaitlərinin hesabatını tamamlamaq üçün işçi dərhal “Xərc Hesabatı” sənədini formalaşdırmalıdır. Bu sənədə bütün təsdiqleyici qəbzlər, fakturalar və ezamiyyə vərəqələri rəqəmsal surətdə əlavə edilməlidir.

Hesabat yaradıldıqdan sonra sənəd təsdiqlənmə üçün avtomatik marşrut üzrə göndərilir. Sənəd əvvəlcə birbaşa rəhbərə, müsbət rəydən sonra isə mühasibatlıq departamentinə yönləndirilir. Prosesdə ləngimələrin olmaması üçün sənədin statusunu “Təsdiqləmə Gözləyir” bölməsindən mütəmadi yoxlamaq lazımdır.

Mühasibatlıq tərəfindən tam təsdiq verildikdən sonra işçinin adına olan maliyyə öhdəliyi sistemdə avtomatik olaraq ləğv edilir. Əgər xərclənən məbləğ verilən vəsaitdən azdırsa, qalıq məbləğ növbəti əməkhaqqı ödənişindən tutulur. Xərclər ilkin məbləği üstələdikdə isə yaranan fərq beş iş günü ərzində əməkdaşın kart hesabına ödənilir.

Pinco-da avansın bağlanması: Addım-addım təlimat

Qabaqcadan ödənilmiş məbləğ üzrə hesablaşmanı tamamlamaq üçün ilk növbədə təchizatçıdan daxil olan yekun qaimə-fakturanı və ya xidmət aktını sistemdə tapın.

“Maliyyə” modulunda “Təchizatçılarla hesablaşmalar” bölməsinə keçid edin və “Qarşılıqlı əvəzləşdirmə sənədi yarat” funksiyasını seçin.

Açılan pəncərədə “Borc sənədi” xanasına yekun qaimənin məlumatlarını, “Ödəniş sənədi” xanasına isə ilkin köçürməni təsdiq edən sənədin nömrəsini və tarixini daxil edin.

Əvəzləşdiriləcək məbləği dəqiq rəqəmlərlə qeyd edin. Əgər ilkin köçürmə yekun sənəddən çoxdursa, yalnız qaimə dəyəri qədər məbləği təxsis edin. Qalıq məbləğ gələcək əməliyyatlar üçün saxlanılacaq.

Əməliyyatı təsdiqlədikdən sonra proqram avtomatik olaraq müvafiq mühasibatlıq yazılışını formalaşdıracaq: təchizatçı qarşısındakı öhdəlik azalacaq və verilmiş vəsaitlər üzrə debitor borcu silinəcəkdir.

Prosesin yekunlaşdığını yoxlamaq üçün “Kontragent üzrə dövriyyə-qalıq cədvəli” hesabatını açın. Həmin təchizatçının saldosunun sıfırlandığını və ya qalıq borcun düzgün əks olunduğunu yoxlayın.

Avans hesabatını bağlamaq üçün tələb olunan sənədlərin hazırlanması

Təhtəlhesab məbləğin hesabatını tərtib etmək üçün ilk növbədə bütün xərc sənədlərini xronoloji ardıcıllıqla toplayın. Hər bir sənədin oxunaqlı və tələblərə uyğun olduğundan əmin olun.

Ümumi təyinatlı xərclər üçün təsdiqedici sənədlər siyahısı:

• Qaimə-fakturalar (E-Qaimə) və hesab-fakturalar: Xidmət və ya mal alışı zamanı təqdimatçı şirkət tərəfindən verilməlidir. Sənəddə VÖEN, təchizatçının rekvizitləri və alınanların dəqiq adı göstərilməlidir.


• Kassa mədaxil orderləri və nəzarət-kassa aparatının qəbzləri (çeklər): Qəbzdə təşkilatın VÖEN-i, alış tarixi, məbləğ və alınan malın/xidmətin adı dəqiq yazılmalıdır.


• Müqavilələr və əlavələr: Böyük məbləğli və ya uzunmüddətli xidmətlər üçün tələb olunur. Ödənişin müqavilə şərtlərinə uyğunluğunu təsdiqləyir.


• Təhvil-təslim aktları: Görülən işlərin və ya alınan malların qəbulunu rəsmiləşdirir.

Ezamiyyə xərclərinin təsdiqi üçün aşağıdakı sənədlər formalaşdırılır:

1. Ezamiyyə vəsiqəsi və ya əmri: Gediş-gəliş tarixləri və məntəqələri dəqiq qeyd olunmalıdır. Bu sənəd ezamiyyənin müddətini və məqsədini təyin edir.


2. Nəqliyyat biletləri (avia, qatar, avtobus): Elektron biletlər üçün marşrut qəbzi (boarding pass) mütləq əlavə edilməlidir. Şəxsi avtomobildən istifadə edildikdə, yanacaq qəbzləri və gedilən marşrutu göstərən yol vərəqəsi təqdim edilir.


3. Otel və ya mehmanxana üçün ödəniş qəbzləri: Qonağın adı, yaşayış müddəti və göstərilən xidmətlər sənəddə tam əks olunmalıdır.


4. Digər ezamiyyə xərcləri: Viza rüsumları, sığorta ödənişləri və rabitə xərclərini təsdiqləyən qəbzlər.

Bütün sənədlər toplandıqdan sonra şirkətin daxili qaydaları ilə müəyyən edilmiş “Təhtəlhesab Şəxs Hesabatı” forması doldurulur. Hesabata hər bir sənədin nömrəsi, tarixi, xərcin təyinatı və məbləği daxil edilir. Toplanan sənədlər nömrələnərək hesabat formasına əlavə edilir və mühasibatlığa təqdim olunur.

Pinco sistemində avans ödənişinin ləğvi üçün əməliyyatların ardıcıllığı

İlkin ödənişin qalıqdan silinməsi üçün əvvəlcə platformanın “Maliyyə” modulunda “Təchizatçı ilə hesablaşmalar” bölməsinə daxil olun. Həmin bölmədə sənəd nömrəsi və ya tarixinə görə müvafiq öncədən ödənişi tapın.

Növbəti addımda, təqdim edilmiş mal və ya xidmətlər üçün yeni “Alış qaiməsi” və ya “Xidmət aktı” yaradın. Sənəddəki bütün rekvizitlərin, xüsusilə yekun məbləğin doğruluğunu dəqiqləşdirin.

Yaradılmış yeni qaimə sənədinin daxilində “Ödənişləri əlaqələndir” funksiyasını seçin. Açılan pəncərədə, sıfırlanması nəzərdə tutulan ilkin ödəniş sənədini siyahıdan işarələyin.

Əlaqələndirməni təsdiqlədikdən sonra sistem qaimə üzrə yekun borcu öncədən ödənilmiş məbləğ həcmində avtomatik olaraq azaldacaq. Yaranan yeni yekun borcun düzgünlüyünü yoxlayın.

Bütün məlumatlar düzgündürsə, “Yadda saxla və yerləşdir” əməliyyatı ilə hesablaşmanı tamamlayın. Bu prosedurdan sonra ilkin ödəniş qaimə ilə bağlanmış sayılır və təchizatçı qarşısındakı öhdəlik yenilənir.

Avans bağlandıqdan sonra yoxlama və mümkün xətaların aradan qaldırılması

Öncədən ödəniş üzrə hesablaşma aparıldıqdan dərhal sonra platformadakı “Qarşılıqlı hesablaşmaların üzləşdirilməsi aktı” hesabatını formalaşdırın. Həmin kontragent üzrə yekun saldonun sıfır və ya gözlənilən məbləğə bərabər olduğunu təsdiqləyin. Gözlənilməyən borc və ya artıq ödəmə qalığı varsa, bu, əməliyyatın natamam icra olunduğunu göstərir.

İlkin ödənişlə bağlı olan əsas sənədin (məsələn, təhvil-təslim aktı və ya hesab-faktura) statusunu yoxlayın. Sənədin statusu “Ödənilib” və ya “Bağlanıb” olaraq dəyişməlidir. Əgər sənəd hələ də “Gözləmədə” statusundadırsa, deməli, ödəniş və sənəd arasında əlaqələndirmə baş tutmayıb.

Mühasibatlıq modulunda “Əməliyyatlar jurnalı” və ya “Bank çıxarışları” bölməsinə keçid edin. Orada həm ilkin ödənişin çıxarışı, həm də onun yekun sənədlə bağlanmasını əks etdirən müxabirləşmələrin mövcudluğunu dəqiqləşdirin. Müvafiq debet və kredit hesablarında məbləğlərin düzgün əks olunduğundan əmin olun.

Mümkün uyğunsuzluqlar və həll yolları

• Məbləğ fərqi: Yekun hesablaşmada fərq yaranarsa, ilkin ödəniş sənədi ilə yekun qaimədəki məbləğləri, o cümlədən ƏDV-ni tutuşdurun. Bəzən fərq bank komissiyası və ya valyuta məzənnəsi dəyişikliyindən qaynaqlanır. Bu halda, yaranan fərq müvafiq xərc və ya gəlir maddəsi kimi qeydə alınmalıdır.


• Səhv sənədə bağlanma: Əgər depozit yanlış sifarişə və ya qaiməyə bağlanıbsa, əməliyyatın ləğvi (storniro) funksiyasından istifadə edin. Ləğv etdikdən sonra ilkin ödənişi azad vəziyyətə qayıdır və onu düzgün sənədə yenidən bağlaya bilərsiniz.


• Tarix xətası: Hesablaşma əməliyyatının tarixi öncədən ödənişin tarixindən əvvəl ola bilməz. Həmçinin, əməliyyatın aid olduğu hesabat dövrünün düzgün seçildiyinə nəzarət edin. Tarix səhvi varsa, əməliyyatı ləğv edərək düzgün tarixlə yenidən icra etmək lazımdır.


• Qismən qapatma problemi: İlkin ödəniş məbləği bir neçə təchizatı əhatə edirsə, hər bir qaimənin düzgün məbləğdə bağlandığını yoxlayın. Sistemdə qismən qapatma funksionallığının parametrlərini nəzərdən keçirin; bəzən bütün məbləğin yalnız bir sənədə bağlanması kimi standart tənzimləmələr olur.

None